Pode-se definir um evento como um acontecimento onde se busca reunir pessoas para um fim específico.
É importante compreender a relevância de um evento como um fator marcante capaz de despertar emoções e de exigir de quem o organiza um grau aflorado de criatividade, uma vez que a inovação e o diferencial são pontos fundamentais quando se pensa em um evento.
Primeiramente, é essencial que o organizador entenda as características que compõe um evento. Devemos compreender que além da intangibilidade, que não possibilita a experimentação de um evento, existe a não estocagem dos eventos (não podemos armazenar, muito menos estocar eventos).
Tipologia dos eventos
A definição do tipo do evento que será trabalhado é fundamental, o não conhecimento desses critérios implicará em uma série de problemas ao organizador. Muitas vezes o organizador deverá através de seus conhecimentos sobre os diversos tipos de eventos direcionarem junto ao cliente a melhor tipologia para o evento.
Apresentaremos a seguir a descrição de vários tipos de eventos, de acordo com as autoras CESCA (1997) e BRITTO e NUNES (2006).
Assembleias: São reuniões das quais participam delegações representantes de grupos, Estados, países, entre outros. Sua característica principal é a de colocar em debate assuntos de grande interesse de grupos, classes ou de determinadas regiões. O desenvolvimento dos trabalhos tem como peculiaridade a colocação de delegações em lugares preestabelecidos, sendo as conclusões submetidas à votação, que são transformadas em recomendação da assembleia. Apenas as delegações oficiais têm o direito a voto, o que não impede de serem aceitas inscrições de observadores interessados na matéria, mas que participam unicamente como ouvintes.
Brainstorming: É um tipo de encontro no qual as pessoas se propõem a apresentar ideias acerca de um problema. O coordenador do grupo encarrega-se de fazer a seleção da melhor sugestão para a questão. É um tipo de encontro muito utilizado pela área publicitária. Essa reunião compreende duas etapas: a primeira da criatividade, a segunda avaliativa.
Campeonatos: Bastante semelhante ao torneio, o campeonato apresenta regras mais rigorosas e se distingue pelo critério de periodicidade e amplitude. São campeonatos as competições esportivas das modalidades equestres, automobilísticas, náuticas, jogos de bola em grupos de vôlei, basquete e futebol, entre outros.
Chá da tarde: O chá da tarde foi bastante comum até metade do século passado, reunindo senhoras da sociedade para conversas amigáveis e pequenas confraternizações que duravam até às 17h, quando todas retornavam aos seus lares e a suas obrigações. Esse hábito caiu em desuso quando as mulheres começaram a participar ativamente da economia do país, tornando-se grandes executivas optando pela participação no happy hour. Entretanto o evento ainda é realizado em ocasiões especiais.
Ciclo de palestras: Derivação da conferência tem como diferença básica o fato de poder estar vinculado a uma série de palestras, pronunciadas por professores e especialistas na matéria a ser abordada. Normalmente o assunto é de natureza educativa e os participantes já possuem conhecimento relativo do que será exposto. Permite igualmente a sessão de perguntas e respostas, sendo que as primeiras devem ser feitas por escrito e entregues às recepcionistas para a triagem e encaminhamento ao palestrante.
Coffee-break: É um serviço oferecido no intervalo de eventos, em mesa devidamente decorada e estrategicamente colocada, no qual os convidados podem se servir de uma variedade de salgados, doces, sucos, chás, café, água, etc.
Colóquio: É a maneira formal de apresentação de um dado conhecimento específico. Ocorre geralmente nas universidades como forma de apresentação de trabalho acadêmico. Para apresentar um colóquio é preciso elaborar um texto, o qual deverá ser apresentado durante a exposição. O trabalho apresentado costuma ser uma comunicação.
Concentração: Reunião de grupos, nos mesmos moldes de jornadas. Possui, entretanto uma característica de informalidade que, por outro lado, está fazendo com que esse tipo de evento caia em desuso. Nas jornadas, os assuntos são tratados de forma mais científica, atendendo ao apelo da qualidade globalizada. Fora dessa situação, quando os assuntos não requerem tanta formalidade, realiza-se uma simples reunião, com o mínimo de logística.
Conclave: É um evento de caráter religioso, no qual são debatidos problemas de ordem moral e éticos ligados à religião, por autoridades do setor. As conclusões podem ser adotadas se forem de senso comum aos participantes. Dentro de uma divisão encontra-se ainda concílio, que é uma reunião de prelados católicos, na qual são tratados assuntos dogmáticos, doutrinários ou disciplinares.
Concursos: Caracterizam-se pelo espírito de competição entre os participantes, embora tal competição não enfatize a força física ou talento esportivo. Nesse tipo de evento deve-se seguir um regulamento específico elaborado para ocasião. Pode ser apresentado uma única vez, com data e locais diversos. O melhor exemplo de concurso é o Concurso de Miss Universo, com abrangência mundial, quando são envolvidas as mais diferentes áreas de operação e logística, promoção e divulgação do evento.
Conferência: É a exposição de um assunto de amplo conhecimento do conferencista, que geralmente é pessoa reconhecidamente competente. Após a explanação, a palavra poderá ser dada à plateia para questionamento; porém, quando a conferência é realizada na abertura de um evento maior, é aconselhável não abrir espaço para perguntas, pois a ordem do dia poderá ficar comprometida. Atualmente, trabalham-se também conceitos novos com a videoconferência.
Confraria: Trata-se de um encontro social, realizado sistematicamente, em um mesmo local, onde as pessoas interessadas por um mesmo tema trocam informações a respeito e desfrutam por algumas horas de agradável convivência (por exemplo: confraria dos apreciadores de charutos, confraria dos degustadores de vinhos).
Congressos: É realizado em vários dias, com a inclusão de outros encontros dentro deste. Constitui-se num evento de grande porte, que engloba, inclusive, atividades sociais para os participantes. É promovido por entidades associativas com a finalidade de estudar temas cujas conclusões são adotadas no todo ou em parte depois encaminhadas às autoridades, como posição de classe. Exemplo: Congressos médicos. Os congressos podem ser regionais, nacionais e internacionais.
Convenções: Na convenção há a exposição de assuntos por várias pessoas, com a presença de um coordenador. A dinâmica é escolhida pelo organizador quando a duração é de vários dias. É promovida por entidade empresarial ou política, como: reunião de membros de um partido político para a escolha de candidatos, reunião de vendedores, etc.
Coquetel: Destinado às homenagens, ao início ou encerramento de eventos maiores, à comemoração de feitos e datas ou à simples confraternização. Caracteriza-se pela circulação ativa de pessoas, favorecendo a integração das mesmas. O serviço apresentado inclui o oferecimento de bebidas, alcoólicas ou não, e aperitivos como canapés quentes e frios e salgadinhos. A disposição de mesas e cadeiras seguirá as formalidades da ocasião. O tempo de duração de um coquetel normalmente não ultrapassa duas horas.
Debate: É a discussão entre duas pessoas que deferem pontos de vista diferentes sobre um tema. É possível realizar debates com mais de dois participantes, porém a oportunidade da palavra fica reduzida. A plateia só poderá participar com aplausos e protestos moderados.
Desfiles de escolas de samba: Originaram-se nas antigas manifestações e ruas, folguedos e cortejo de carros alegóricos, por ocasião do carnaval. Essa festa é o resultado de uma cultura que foi se transformando e crescendo e que hoje democraticamente engloba todas as classes, cores, credos e tradições. Os desfiles por sua vez, tomaram cada vez mais vulto e hoje demandam uma infinidade de pessoas em sua organização, sendo considerados os maiores eventos realizados em todo o território nacional.
Desfiles de moda: Muito usado atualmente e consagrados mundialmente, refletem as tendências ditadas por estilistas de renome e apresentam as novas tecnologias em tecidos e acabamentos, acessórios e até maquiagem, com a utilização de manequins que passeiam por uma passarela que permeia a plateia. São considerados eventos em si e fazem parte de eventos maiores, como a São Paulo Fashion Week.
Entrevista coletiva: As entrevistas coletivas vão se tornando cada vez mais eventos organizados, à medida que os entrevistados se tornam pessoas de forte projeção e os meios de comunicação e mídia ficam mais numerosos e exigentes. São, portanto dirigidos a imprensa com o objetivo de transmitir informações referentes a determinado assunto, acontecimento ou situação atual. Dependendo do entrevistado, a organização da entrevista ficará por conta de uma assessoria de imprensa, que se incumbe de apresentar, primeiramente, os fatos, ou a cargo de um jornalista convocado para esse fim.
Estudo de caso: É um encontro em que são discutidos os aspectos peculiares a um só tema, produto ou serviço com o objetivo de se encontrar soluções para os problemas apontados. Atua de forma semelhante às reuniões de negócios.
Exposição: Exibição pública de criações artísticas, produtos específicos, técnicas e serviços de uma ou várias áreas de atividades, colocando-os à disposição do público visitante. A exposição difere da feira por ser um evento de menor porte e ter caráter mais informativo. Propicia a venda direta e indireta por meio de painéis ou stands, podendo ser periódica ou única, fixa ou itinerante. Exemplos: exposições de carros antigos, artesanato, folclore, expressões artísticas.
Feira: É um evento amplo que visa à promoção e divulgação de produtos, técnicas e serviços, objetivando também a comercialização. O expositor organizará a sua participação comprando o espaço físico que se transformará em um stand; e estará, juntamente com outros expositores, participando de um amplo e concorrido evento: neste caso tal espaço é bastante dispendioso por se tratar de um evento de vendas. É a forma de expor mais frequentemente organizada.
Fórum: Apresentação das exposições é feita com a presença de um coordenador. Caracteriza-se pela discussão e debate. A plateia participa com questionamentos. Ao final o coordenador da mesa colhe as opiniões e apresenta conclusão representando a opinião da maioria. Poderá ter a duração de um ou mais dias. Importante salientar que o Fórum trabalha questões pertinentes à sociedade como um todo e também procura sensibilizar a opinião pública para certos problemas sociais.
Happy hour: Um evento mais informal que o coquetel, mas com a mesma tônica de finalidade. Tal termo e acontecimento, retirados da língua e dos costumes ingleses, refere-se ao hábito de encontros sociais em bares ou similares, quando pessoas tomam drinques e degustam aperitivos, em meio a conversas descontraídas, após o turno de trabalho. O enfoque atual do evento tem um novo enfoque, deixou de ser uma reunião espontânea de confraternização para se tornar um evento organizado por empresas e entidades diversas, como uma nova opção de entretenimento para os empresários e até mesmo para discussão de negócios de forma mais confortável.
Jornada: São encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. É promovido por entidades de classe, com duração de vários dias. As conclusões podem servir de diretriz para a classe.
Mesa-redonda: Os expositores ficam sob a coordenação de um moderador, com tempo limitado para as exposições, e posteriormente debate. A plateia pode encaminhar perguntas à mesa.
Mostra: Outra divisão das exposições, largamente conhecida por suas características de divulgação histórica. É um evento de pequeno porte, se comparado com as anteriores, tem data móvel e pode ou não ser itinerante, mantendo sua formatação original. Exibe produtos, bens públicos e produções artísticas.
Oficinas: É semelhante ao workshop, sendo que a oficina é mais utilizada na área educacional e o workshop na área comercial/empresarial. Poderá, também, fazer parte de eventos de maior porte.
Olimpíadas: As Olimpíadas, mundialmente conhecidas, são um conjunto de torneios e campeonatos sujeitos a regulamentos das associações internacionais das modalidades esportivas e com maior amplitude de participação e divulgação.
Painel: No painel há um debate entre os expositores, sob a coordenação de um moderador, com tempo limitado para a exposição, e posteriormente debate. A plateia pode encaminhar perguntas à mesa.
Palestras: É a exposição de um assunto para uma plateia relativamente pequena. O assunto é geralmente de natureza educativa e os ouvintes já possuem algum conhecimento sobre o que será exposto. Após a apresentação deverá ser aberta para questionamentos. Pode-se organizar um ciclo de palestras.
Paradas: As paradas são eventos abertos ao público, por interesse e, em geral, por simpatia e curiosidade. Sensibiliza grande número de pessoas, o que significa uma organização primorosa e cuidadosa do evento. Normalmente trazem carros alegóricos ou de som e uma parafernália de equipamentos lúdicos, como exemplos temos a Parada Gay que é um dos eventos mais promissores da cidade de São Paulo e das marchas religiosas como, a Marcha para Jesus, que expressa excelente logística.
Pochet show: São encontros realizados em pequenos estabelecimentos – pubs, livrarias, galerias de arte – destinados a um número reduzido de pessoas, proporcionando clima mais intimista, onde serão realizadas apresentações artísticas (geralmente solo) de cantores, grupos musicais, poetas, entre outros.
Roadshow: É outro tipo de exposição, cuja característica principal é ser montado sobre rodas (ônibus ou carreta), constituindo-se num evento itinerante. Normalmente é apresentado em regiões menos acessíveis às informações de mercado. Tem por objetivo divulgar e promover tecnologias, políticas de atuação e preservação, conquistar associados e parceiros, demonstrar produtos e serviços, obter a adesão de novos nichos de público.
Salão: O salão é o espaço de exibição pública de produtos e serviços destinados a um público mais ou menos segmentado, em que não se pratica a venda direta, somente a promoção, divulgação e informação. Visa criar, entre os consumidores, uma imagem positiva da instituição ou empresa promotora. Não possui finalidades comerciais imediatas e, embora com algumas características de feira, principalmente em função de seu tamanho, objetiva a promoção institucional. É mais utilizado em alguns setores do mercado e ocorre periodicamente.
Sarau: Reunião festiva que ocorre à tarde ou no início da noite, apresentando concertos musicais, serestas, cantos e apresentações – solo, demonstrações, interpretações ou performances artísticas e literárias. Vem ganhando vulto por meio das promoções dos grêmios estudantis e escolas.
Semana: É a nomenclatura atribuída a um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual pessoas se reúnem para discutir assuntos de interesse comum. A sua duração é de vários dias e a dinâmica é a mesma de um congresso.
Seminário: A exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador. O assunto exposto é do conhecimento da plateia que participa em forma de grupos. Geralmente divide-se em três fases: Exposição, discussão e conclusão.
Show: Apresentação artística de entretenimento a um público-alvo. Faz parte da programação de diversos tipos de eventos.
Showcasing: Tipo de evento novo. Constitui-se em uma alternativa mais econômica, em que produtos e serviços estão dispostos em vitrines fechadas e os visitantes não têm contato direto com os expositores, comunicando-se por telefones instalados em cabines anexas, diretamente ligadas à central de informação do expositor. A essência é a divulgação, e a venda é efetuada pelo sistema de reservas e encomendas. As empresas, atualmente, vêm usando esse novo formato de evento para aperfeiçoar custos com recursos humanos e financeiros e agilizando o processo de distribuição.
Simpósio: São vários expositores com a presença de um coordenador. O tema geralmente é científico. Após as apresentações, a plateia participa com perguntas à mesa. O objetivo não é debater, mas realizar um intercâmbio de informações. Tem pequeno porte e curta duração.
Torneio: Possui regras estabelecidas e o número de participantes é ilimitado. Os concorrentes vão sendo eliminados nas várias fases do torneio até chegar à dupla finalista que definirá o vice e o vencedor. Normalmente são denominados torneios aquelas competições esportivas em que uma dupla (ou quadra) de concorrentes se confrontam, estadual, nacional e internacionalmente. Seus melhores exemplos são os torneios de xadrez, gamão e lutas, entre outros.
Vernissage: Evento caracterizado por exposição de produções artísticas. Pode apresentar os trabalhos de um ou mais artistas, sobre o mesmo tema ou temas variados. Pode ser apresentado isoladamente ou como um pré-evento de uma exposição maior, sendo essencialmente inédito em suas obras. Pode ou não ser itinerante e, normalmente, é realizado em data móvel, de acordo com a produção dos artistas.
Welcome Coffee: É um lanche ou café servido com acompanhamento (nos mesmos moldes do coffee-break) antes do início de grandes eventos, como congressos, seminários e outros. Normalmente é oferecido aos palestrantes na sala VIP, antes que estes subam ao palco ou se sentem à mesa, para que possam relaxar e revisar suas apresentações.
Workshop: São encontros onde há uma parte expositiva seguida de demonstrações do objeto (produto) que gerou o evento. Poderá fazer parte de um evento de maior amplitude.
ATENÇÃO!
A adequação do tipo do seu evento ao que deverá ser executado é extremamente importante. A escolha incoerente poderá acarretar prejuízos na credibilidade do idealizador do evento, seja empresa, empresário, profissional e no objetivo a ser alcançado com o seu evento.
MENDONCA, Maria J. A.; PEROZIN, Juliana G. P. A. Planejamento e Organização de eventos. São Paulo: Érica, 2014.
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Até mais!
Por Juliana Gutierres
Professora, Consultora e Diretora da AUDTUR. Pós-graduanda em Gestão de Meios de Hospedagem pelo SENAC, Licenciada em Turismo pela FATEC de São José do Rio Preto (SP), Bacharel em Turismo pela UNILAGO, Técnica em Turismo pela ETESP e Formação de Consultores Empresariais pelo CEGENTE. Docente desde 2009 na área de Turismo e desde 2010 nos cursos técnicos de Hospedagem, Turismo Receptivo e Eventos no Centro Paula Souza, e atualmente na ETEC de Olímpia. Docente universitária e Coordenadora da Graduação em Turismo até 2015. Possui mais de 12 anos de experiência no setor Turístico e Hoteleiro com destaque para as redes Atlantica Hotels International e Allia Hotels. Diretora e Consultora na AUDTUR Auditoria e Consultoria em Turismo, Hospitalidade e Eventos.

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